信息化系統(tǒng)對企業(yè)管理的價值分析

企業(yè)信息管理系統(tǒng)給企業(yè)帶來的效益大致可以分為兩類；直接效益和間接效益。所謂直接效益是指企業(yè)應(yīng)用企業(yè)信息管理系統(tǒng)以后，通過應(yīng)用先進的管理模式和方法，提高了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理水平，而使企業(yè)獲得的可用數(shù)字表達出來的經(jīng)濟效益。直接經(jīng)濟效益可以具體體現(xiàn)在：降低庫存、庫存盤點誤差、提高生產(chǎn)率、交貨期準確率、采購計劃有序性等方面。這些可以用數(shù)字描述出來的經(jīng)濟效益一般稱為直接經(jīng)濟效益，這些效益比較明顯，也容易引起人門的重視。當然，直接效益是企業(yè)建設(shè)企業(yè)信息管理系統(tǒng)追求的重要目標。但是，我們千萬不能忽視企業(yè)信息管理系統(tǒng)給企業(yè)帶來的另外一種隱性的效益，它不象直接效益表顯的那樣直白和定量化，但它會給企業(yè)帶來間接的、潛移默化的影響。例如，通過實施企業(yè)信息管理系統(tǒng)改變了企業(yè)傳統(tǒng)的以手工管理為主的管理模式和業(yè)務(wù)流程、改變了企業(yè)的經(jīng)營理念和企業(yè)文化、使廣大管理人員從繁重的手工勞動中解放出來等等。這些變化通常稱為間接效益，或稱為社會效益。這些效益，雖然不能直接用數(shù)字描繪出來，但它們對企業(yè)管理水平的提升、生產(chǎn)經(jīng)營狀況的改善、對企業(yè)未來的發(fā)展等會有重大的影響。因此，在分析實施企業(yè)信息管理系統(tǒng)給企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益的時侯，不應(yīng)該忽視間接效益給企業(yè)帶來的影響，更應(yīng)該引導這些效益的發(fā)揮。

信息管理系統(tǒng)使企業(yè)實現(xiàn)了集成化管理

　　傳統(tǒng)的以手工處理為主的企業(yè)管理模式的信息處理方式處于落后狀況。在信息采集、處理、傳輸、存儲等方面速度慢、存儲容量小、而且信息處理的質(zhì)量得不到保證。在以手工管理方式的企業(yè)中，由于信息交流很困難，各部門的信息采集和處理后只能存儲在自己的部門中（以紙質(zhì)文檔方式為主），甚至存放在個人的抽屜里或頭腦中，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理信息成為部門私有或個人私有，不能實現(xiàn)信息共享。這種信息“私有”的狀態(tài)，使各部門形成了一個個“信息孤島”。

　　在這種情況下，如果一個部門或某人需要了解和使用另一部門（或某個人）的某種信息是很困難的，這些信息要經(jīng)過復雜的傳遞路徑和復雜的審批手續(xù)，由一個層級到另一個層級，由一個部門到另一個部門地進行“公文旅行”，這樣遲緩了信息傳遞的速度，而且在漫長的傳遞過程中難免會發(fā)生失真，降低了管理和決策的水平。

　　引進信息管理系統(tǒng)以后，通過計算機數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成了企業(yè)內(nèi)外信息的集成平臺。使企業(yè)實現(xiàn)了企業(yè)管理數(shù)據(jù)的共享，打破了傳統(tǒng)企業(yè)信息隔離和信息孤島狀態(tài)。使信息獲得了統(tǒng)一的維護，并使數(shù)據(jù)和信息得到及時、準確、動態(tài)地更新。企業(yè)信息管理系統(tǒng)是一個集成化的系統(tǒng)，它在兩個層次上完成了集成：信息層次和功能層次。信息集成是基礎(chǔ)，即企業(yè)信息管理系統(tǒng)是在信息集成的基礎(chǔ)上完成了功能上的集成。企業(yè)信息管理系統(tǒng)的集成體現(xiàn)在以下幾個方面：

　?。?/SPAN>1）企業(yè)信息管理系統(tǒng)使企業(yè)實現(xiàn)了縱向的集成。

　　企業(yè)信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)了總部與各分站，以及各業(yè)務(wù)部門之間實時、動態(tài)的信息交換，使企業(yè)內(nèi)的銷售、生產(chǎn)、采購、庫存、財務(wù)等信息得到及時的傳遞。通過計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以使基層部門的運營信息迅速地傳遞到高層部門，從而突破了傳統(tǒng)管理環(huán)境的時空瓶頸，大大提高了企業(yè)管理和決策水平。

　?。?/SPAN>2）企業(yè)信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)的橫向的集成。

　　傳統(tǒng)企業(yè)是依職能分工而劃分的組織機構(gòu)，各職能部門形成了一個個的利益集團，各部門嚴守各自的邊界，割裂了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)間的關(guān)聯(lián)。部門中各個崗位只對自己的上級負責，各自完成自己的工作，很少顧及到其他部門的需求和影響。使本來應(yīng)該緊密相聯(lián)的業(yè)務(wù)流程割裂開來，其他部門需要的信息，需要經(jīng)過層層審批，經(jīng)過漫長的過程才能傳到需要者手中。若一項工作涉及幾各部門時，會產(chǎn)生相互扯皮的現(xiàn)象，當利益發(fā)生沖突時，各部門往往會把企業(yè)的整體利益放在一邊，只顧自己的利益。這種“部門割據(jù)”的狀態(tài)，嚴重地影響了企業(yè)快速響應(yīng)的能力，在激烈的市場竟爭中喪失優(yōu)勢。

　　企業(yè)信息管理系統(tǒng)是以業(yè)務(wù)流程管理為核心的管理信息系統(tǒng)。企業(yè)信息管理系統(tǒng)將企業(yè)的核心業(yè)務(wù)劃分成若干相對獨立、又相互關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)流程，它們組成了企業(yè)的主價值鏈，支持著企業(yè)的運作。以流程為核心的管理思想，克服了傳統(tǒng)企業(yè)那種被職能部門分割的現(xiàn)象，將企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)，如銷售、生產(chǎn)、采購、財務(wù)等連結(jié)成一個有機的整體。使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動的運作更加流暢，加快了業(yè)務(wù)處理活動的反應(yīng)速度，在激烈的市場竟爭取得優(yōu)勢。

　?。?/SPAN>3）企業(yè)信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)供應(yīng)鏈的集成。

　　企業(yè)信息管理系統(tǒng)支持供應(yīng)鏈管理，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將核心企業(yè)與企業(yè)的合作伙伴的業(yè)務(wù)聯(lián)接在一起。計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取代了企業(yè)在與合作伙伴通訊中使用的傳統(tǒng)的通訊工具，如電話、電報、電傳等，這大大地改善了通訊的效率和質(zhì)量。企業(yè)為了滿足客戶的訂單，在進行生產(chǎn)時需要各種外購的原材料、輔料、零部件等。企業(yè)要把這些物料的需求計劃信息傳遞給上游供應(yīng)市場的合作伙伴，如企業(yè)的供應(yīng)商，并接收供應(yīng)商的供貨，形成了供應(yīng)鏈系統(tǒng)的集成。

　?。?/SPAN>4）企業(yè)信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)的四個流的集成。

　　所謂四個流是指：物流、資金流、信息流和工作流。在手工管理的企業(yè)中這四個流是分離的，例如管物的部門不管錢，庫存臺賬只記物料的數(shù)量不記金額。財會信息總是落后于物料的變動，財務(wù)總是事后算賬，因此資金起不到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的調(diào)控作用。手工管理的信息流更是斷裂的、支離破碎的，為企業(yè)管理和決策帶來很大困難。在使用了企業(yè)信息管理系統(tǒng)以后會大大改善這種狀況，企業(yè)信息管理系統(tǒng)使物流和信息流集成的系統(tǒng)，物流運動的每一個狀態(tài)，都對應(yīng)資金的運動，物流和資金流是同步的、緊密集成的。銷售產(chǎn)品后的銷售收入的管理通過應(yīng)收賬款管理模塊與財務(wù)總賬關(guān)聯(lián)；采購物料后應(yīng)支付貨款的管理通過應(yīng)付賬款管理模塊與財務(wù)總賬關(guān)聯(lián)；采購入庫驗收以后通過材料核算管理模塊取維護財務(wù)總賬的存貨科目；生產(chǎn)過程中發(fā)生的費用通過成本管理模塊，并與庫存、財務(wù)、車間管理等模塊相關(guān)聯(lián)，計算出各種零部件和產(chǎn)品的制造成本。這樣通過財務(wù)指標就可以完整地反映出物流的動態(tài)和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的狀況。物流和資金流是信息流的載體，當物流和資金流暢通并集成起來了，附加在它門上面的信息流自然也就暢通并集成起來了。企業(yè)信息管理系統(tǒng)是一個人機結(jié)合、互動的系統(tǒng)，企業(yè)信息管理系統(tǒng)的運行離不開人的參與。因此，企業(yè)信息管理與OA系統(tǒng)相結(jié)合將企業(yè)管理人員通過工作流緊密地與企業(yè)信息管理軟件系統(tǒng)集成起來。

    企業(yè)信息管理系統(tǒng)提高了企業(yè)的應(yīng)變能力

　　隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，市場竟爭的規(guī)律也發(fā)生了根本性的變化，從過去的企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品“供不應(yīng)求”發(fā)展到現(xiàn)在的“供過于求”。過去的企業(yè)只要有一個好的產(chǎn)品，就成為“皇帝的女兒不愁嫁”，生產(chǎn)出的產(chǎn)品不怕賣不出去。因此，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營是以“產(chǎn)品為中心”，生產(chǎn)出產(chǎn)品“推”向市場。當今的市場竟爭日趨激烈客戶在購買產(chǎn)品的時侯有了更多的選擇，除了產(chǎn)品的性能、質(zhì)量、價格因素以外，客戶在選擇產(chǎn)品的時侯有了更多的個性化需求，并且在交貨期、售后服務(wù)等方面更加苛求。企業(yè)間的竟爭演變成對客戶的爭奪?？蛻舻男枨蟪蔀槭袌龅膶?，企業(yè)的經(jīng)營方針從“以產(chǎn)品為中心”轉(zhuǎn)變?yōu)?/SPAN>“以客戶為中心”，由市場和客戶的需求“拉”動企業(yè)。這種經(jīng)營策略上由“推”轉(zhuǎn)變?yōu)?/SPAN>“拉”的變化，對企業(yè)的反應(yīng)能力和應(yīng)變能力提出了更高的要求。這種市場環(huán)境的改變，企業(yè)為了生存就必須徹底改變傳統(tǒng)的管理模式，重組企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，采用先進的管理工具—計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，引進先進的管理應(yīng)用軟件企業(yè)信息管理等。改變企業(yè)的信息運行機制，采用現(xiàn)代化的管理理念、模式和方法。使企業(yè)快速地獲取市場的信息和客戶的需求，企業(yè)的管理系統(tǒng)能快速根據(jù)客戶的需求和市場預測，編制出企業(yè)的生產(chǎn)計劃和采購計劃，快速組織生產(chǎn)和采購活動。企業(yè)只有建立起這樣的快速反應(yīng)、高效的管理系統(tǒng)，才能在激烈的市場竟爭中生存和發(fā)展。

　　企業(yè)信息管理在物料管理中所取得的效益

　　企業(yè)應(yīng)用企業(yè)信息管理系統(tǒng)以后，加強了對物料的管理，使物料這種重要的制造資源得到了優(yōu)化管理。通過加強物料的計劃管理，在保持企業(yè)生產(chǎn)順利運行的前提下，盡量降低物料的消耗和庫存積壓，從而減少企業(yè)用在物料方面的資金占用。據(jù)統(tǒng)計，成功運用企業(yè)信息管理制造業(yè)企業(yè)可以取得降低庫存20~30%的直接經(jīng)濟效益。分析其主要原因有以下幾個方面。

　?。?/SPAN>1）企業(yè)信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)了庫存信息的動態(tài)化管理。

　　應(yīng)用企業(yè)信息管理系統(tǒng)徹底改變了以手工方式記錄庫存臺賬的狀態(tài)，系統(tǒng)建立了包括原材料、輔料、零部件等企業(yè)所有物料電子化的庫存臺賬。為企業(yè)管理人員提供了快速、準確、方便的庫存查詢功能，并提供了多種庫存分析功能，如：ABC分析、高儲和低儲分析、積壓和有效期分析、資金占用分析等。使企業(yè)的庫存信息更加及時和動態(tài)化，庫存狀態(tài)更加透明化，同時在整個企業(yè)中實現(xiàn)了庫存數(shù)據(jù)的共享。企業(yè)各部門管理人員，只要需要就可以隨時查詢到想要查找的、最新的庫存動態(tài)數(shù)據(jù)。改變了手工管理那種物資家底不清的狀態(tài)，可以及時查詢庫存中是否有所需要的物料，充分挖掘企業(yè)庫存的潛力，減少重復投產(chǎn)和采購，使庫存物料得到充分利用。同時通過各種庫存分析功能，可以根據(jù)庫存的變化的狀態(tài)自動地進行監(jiān)督和報警。例如高低儲報警在庫存超過最高控制水平或低于安全庫存水平時都可以發(fā)出預警信號，提醒管理人員進行處理，將庫存維持在一個合理的水平。又如庫存的積壓和有效期分析可以監(jiān)督庫存物資是否超過保存的有效期，通知庫存管理人員及時進行處理以免造成庫存物資的損失?？傊?，企業(yè)信息管理系統(tǒng)通過對庫存的動態(tài)化、數(shù)字化管理，大大提高了庫存管理水平，改變了手工管理企業(yè)物料不清的混亂狀態(tài)，使庫存物資得到了合理的利用，提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益。

　?。?/SPAN>2）企業(yè)信息管理系統(tǒng)加強了物料管理的計劃性。

　　要提高企業(yè)物料資源的有效利用，僅僅有了數(shù)字化、動態(tài)化的庫存管理手段還是遠遠不夠的，那就是還要提高物料管理的計劃性。企業(yè)信息管理系統(tǒng)針對企業(yè)的不同需求的類型提出了相應(yīng)的物料需求計劃模型。企業(yè)信息管理系統(tǒng)為加強物料的計劃管理提供了方便的、快捷的、有效的管理工具，減少了物料管理中盲目生產(chǎn)和盲目采購的現(xiàn)象，大大提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益。

　  企業(yè)信息管理系統(tǒng)重新整合了企業(yè)的計劃系統(tǒng)

　　計劃管理是企業(yè)管理活動中的一項重要內(nèi)容，它是企業(yè)各項經(jīng)營和生產(chǎn)活動目標的體現(xiàn)，也是企業(yè)管理人員組織、監(jiān)督、控制各項活動的依據(jù)。建立一個科學的、高效的生產(chǎn)經(jīng)營計化體系，對于提高企業(yè)的效益和加速企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。在傳統(tǒng)手工管理的企業(yè)中，由于企業(yè)的組織機構(gòu)一般都是以職能劃分的“直線式”結(jié)構(gòu)，使得各職能部門之間處于隔離狀態(tài)。這種狀態(tài)嚴重地影響了部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，同樣也影響了各種計劃之間的銜接和關(guān)聯(lián)，必然影響到生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展。

　　企業(yè)信息管理系統(tǒng)是以企業(yè)各種資源計劃優(yōu)化管理為核心的管理系統(tǒng)，它將企業(yè)的各種和各級計劃整合在一起，形成一個緊密關(guān)聯(lián)的、相互協(xié)調(diào)的閉環(huán)反饋控制系統(tǒng)。企業(yè)信息管理系統(tǒng)的計劃體系有如下幾個特點：

　?。?/SPAN>1）各項計劃的集成

　　企業(yè)信息管理系統(tǒng)將企業(yè)的供、產(chǎn)、銷等生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)看成一個緊密關(guān)聯(lián)的有機整體。因此，企業(yè)信息管理的各種計劃也形成一個完整計劃體系。作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的龍頭的銷售計劃，反映了客戶訂單的需求和市場的變化，這是企業(yè)安排生產(chǎn)和經(jīng)營活動的依據(jù)。企業(yè)信息管理系統(tǒng)將銷售計劃與生產(chǎn)計劃緊密地結(jié)合起來，客戶訂單和市場預測驅(qū)動了以主生產(chǎn)計劃和物料需求計劃為核心的生產(chǎn)計劃體系，真正地體現(xiàn)了“以銷定產(chǎn)”的客戶需求拉動機制。根據(jù)主生產(chǎn)計劃，企業(yè)信息管理系統(tǒng)通過物料需求計劃模塊，自動地產(chǎn)生完成主生產(chǎn)計劃所需的自制件的生產(chǎn)作業(yè)計劃、外協(xié)計劃和零部件及原材料的外購計劃。這是車間編制生產(chǎn)作業(yè)計劃和采購部門編制外協(xié)和外購計劃的依據(jù)。由此看來，企業(yè)信息管理是一個各項計劃的集成系統(tǒng)。從橫向來看，企業(yè)信息管理將銷售計劃與生產(chǎn)計劃緊密地結(jié)合起來，將生產(chǎn)計劃與采購計劃緊密地結(jié)合起來。企業(yè)信息管理系統(tǒng)有效地改變了傳統(tǒng)管理模式中各項計劃相互脫節(jié)的狀態(tài)，大大提高了計劃體系的科學性和有效性，使企業(yè)的計劃水平得到了極大提高。

　?。?/SPAN>2）企業(yè)信息管理系統(tǒng)形成了計劃為中心的閉環(huán)反饋控制系統(tǒng)

企業(yè)信息管理是一個企業(yè)資源的計劃系統(tǒng)，它以計劃為中心對企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營活動進行控制，對企業(yè)資源的利用進行全面優(yōu)化管理。企業(yè)信息管理系統(tǒng)運用了閉環(huán)反饋控制系統(tǒng)的原理，對企業(yè)的各項活動進行了有效控制。

企業(yè)信息管理系統(tǒng)的主生產(chǎn)計劃模塊根據(jù)客戶訂單和市場預測編制在計劃期內(nèi)的產(chǎn)品的出產(chǎn)計劃，并由物料需求計劃模塊分解成所需要的零部件和原材料，產(chǎn)生各車間的生產(chǎn)作業(yè)計劃、外協(xié)計劃和外購計劃。在各種計劃的執(zhí)行的過程中，必然受到各種來自企業(yè)內(nèi)部和外部的干擾，如生產(chǎn)設(shè)備故障、工人請假、能源短缺等，由于這些干擾使生產(chǎn)偏離原定的生產(chǎn)計劃。這些偏離信息通過反饋環(huán)節(jié)傳遞給計劃和調(diào)度人員，產(chǎn)生調(diào)度作業(yè)或修改計劃，使生產(chǎn)重新恢復正常。

　　（3）企業(yè)信息管理系統(tǒng)對資金提供有效的監(jiān)督和控制。

　　企業(yè)信息管理系統(tǒng)對企業(yè)的物流和資金流進行了有效的集成控制，使物流的每一個活動都能及時地反映為資金的變化。例如，銷售部門將產(chǎn)品賣給客戶以后，企業(yè)信息管理系統(tǒng)就會根據(jù)發(fā)票信息自動生成相應(yīng)的應(yīng)收賬款信息，并與財務(wù)總賬相關(guān)聯(lián)。又如，采購部門在從供應(yīng)商購買的物料到貨以后，企業(yè)信息管理系統(tǒng)會自動生成應(yīng)付賬款信息，并與總賬相關(guān)聯(lián)。同樣，如庫存動態(tài)、固定資產(chǎn)、人員工資、生產(chǎn)時各項費用（材料費、工時費、制造費用等）的變化也都能動態(tài)地反映為財會信息的動態(tài)變化。這樣財務(wù)和資金就成為控制企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的經(jīng)濟杠桿。與企業(yè)信息管理系統(tǒng)預算機制相配合，財務(wù)系統(tǒng)可以有效地監(jiān)督各部門資金的使用情況，并在超限額花費時給予報警。

　　企業(yè)信息管理系統(tǒng)還設(shè)置了完善的成本核算和成本分析的功能，針對不同的生產(chǎn)類型提供了不同的成本要素設(shè)置和核算的方法。企業(yè)信息管理系統(tǒng)可隨時采集和記錄企業(yè)生產(chǎn)的每種產(chǎn)品在制造過程中發(fā)生的各種制造費用（材料費、人工費、其它制造費用），并計算出各種產(chǎn)品的實際成本。企業(yè)信息管理系統(tǒng)還可以將實際成本與標準成本、同期成本、計劃成本等進行對比分析，找出本期實際成本變動的原因，以便進行有效控制。從而達到降低成本，提高效益的目的。

　　企業(yè)信息管理系統(tǒng)的實施是對企業(yè)管理的一次整頓過程。

　　作為一種先進的企業(yè)管理模式—企業(yè)信息管理系統(tǒng)必須建立在一個良好的管理環(huán)境和基礎(chǔ)上，才能有效地發(fā)揮它應(yīng)有的作用。企業(yè)信息管理軟件的應(yīng)用是對企業(yè)原有的管理模式和業(yè)務(wù)流程的一次改造和創(chuàng)新。在企業(yè)信息管理系統(tǒng)實施的過程中，必須以企業(yè)信息管理提供的流程為模板，對企業(yè)基于傳統(tǒng)手工管理的現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行重組；對現(xiàn)行的組織機構(gòu)以及職能的設(shè)置進行必要的調(diào)整；重新制定與企業(yè)信息管理新管理模式相適應(yīng)的管理規(guī)章制度、績效考核制度和激勵機制；全面整頓和補充各項管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如各項定額、期量標準等。為企業(yè)信息管理系統(tǒng)的成功運行打下良好的基礎(chǔ)。

　　企業(yè)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用將企業(yè)管理人員從繁重的重復性的手工勞動中解放出來，使他們能夠有時間學新知識，提高企業(yè)管理人員的素質(zhì)，使他們能夠從事更高層次的管理活動，從而從本質(zhì)上提高企業(yè)的管理水平。